La relance des invités à un évènement professionnel est une étape cruciale dans la réussite de celui-ci. En effet, il n'est pas rare que les invités oublient de répondre ou qu'ils changent d'avis à la dernière minute. Cela peut être très frustrant pour l'organisateur de l'évènement qui doit assurer un taux de participation suffisant pour rentabiliser l'évènement.
Nous allons vous présentons ici différentes manières de relancer les invités pour optimiser le taux de participation et la réussite de votre évènement professionnel BtoB.
Les différentes manières :
1. Relance par rappel email
Cette méthode est efficace car elle permet de toucher directement l'invité, et elle peut être automatisée. Le rappel doit contenir des informations sur l'évènement, la date, l'heure et le lieu. Il doit également être personnalisé et rappeler pourquoi l'invité a été convié à l'évènement. Vous pouvez également inclure une incitation à la participation, comme par exemple un cadeau ou une réduction sur les futurs achats. Il est important de relancer l'invité plusieurs fois avant l'évènement pour s'assurer de sa participation et éviter les désistements de dernière minute.
2. Utiliser les réseaux sociaux
Une autre manière de relancer les invités est d'utiliser les réseaux sociaux. Vous pouvez créer un évènement sur Facebook et inviter tous vos invités à y participer. Vous pouvez également utiliser Twitter et LinkedIn pour relayer l'information et encourager vos invités à participer. N'oubliez pas de créer un hashtag pour votre évènement pour faciliter la communication et le partage d'informations.
Lire l'article qui détaille comment bien utiliser les réseaux sociaux pour relancer vos invités BtoB
3. Passer un appel téléphonique personnalisé
Méthode efficace qui permet d'établir un lien direct avec l'invité et de répondre à ses interrogations éventuelles. Il est important de bien préparer son appel en amont en se renseignant sur l'invité et sur ses besoins. Vous pouvez également passer par un centre d'appels pour déléguer cette tâche. Dans tous les cas, il est important de se montrer professionnel et aimable pour inciter l'invité à participer.
4. Offrir des avantages ou des facilités
Permet de récompenser les invités pour leur participation. Vous pouvez par exemple offrir une place gratuite à l'évènement, une réduction sur les achats futurs ou encore des facilités d'accès comme un parking gratuit ou une navette depuis la gare. N'oubliez pas de bien communiquer sur ces avantages pour susciter l'intérêt de vos invités.
5. Proposer des alternatives personnalisées à ceux qui ne peuvent pas venir
Maintient le contact avec les invités qui n'ont pas pu venir à l'évènement. Vous pouvez par exemple organiser une visioconférence, un rendez-vous téléphonique ou une rencontre personnalisée pour leur présenter les dernières nouveautés de votre entreprise ou de vos produits. Cela montre à vos invités que vous êtes soucieux de leur intérêt et de leur satisfaction.
En somme, relancer les invités à un évènement professionnel BtoB est une étape cruciale pour assurer la réussite de l'évènement. Dans cet article de blog, nous vous avons présenté différentes manières de relancer les invités, par rappel email, via les réseaux sociaux, par appel téléphonique, en offrant des avantages ou en organisant un évènement personnalisé. Il est important d'utiliser ces méthodes en combinant les différentes actions pour maximiser les chances de réussite. N'oubliez pas qu'une bonne communication et une organisation efficace sont les clés pour un évènement réussi.