L'organisation d'un événement professionnel est une tâche qui demande du temps, de l'énergie, de la patience et une bonne dose de stratégie.
Et malgré tous vos efforts, vous risquez forcément d'être confronté à des désistements...
Pour vous aider à surmonter ce défi, nous avons rassemblé six stratégies éprouvées pour éviter les désistements d'invités à vos événements professionnels. La relance par appel téléphonique fait évidemment parti des tecniques les plus efficaces !
1. Définissez clairement la valeur de l'événement💎
Communiquer efficacement la valeur de votre événement est une étape cruciale pour minimiser les désistements. Le but n'est pas seulement d'attirer les invités, mais aussi de s'assurer qu'ils comprennent ce qu'ils gagneront en y participant. Il est essentiel de structurer votre message de manière à ce que les avantages de l'événement soient évidents pour les participants potentiels.
Prenons l'exemple d'une conférence sur l'innovation technologique. Il ne suffit pas de mentionner les sujets qui seront abordés. Il faut également mettre en avant les intervenants renommés, souligner les opportunités d'apprentissage et de développement de compétences, et insister sur les occasions de réseautage de qualité. En offrant une vision claire et attractive de l'événement, vous inciterez vos invités à faire de leur présence une priorité.
2. Restez présents ! Envoyez des rappels réguliers
La relance d'invitations par téléphone peut jouer un rôle déterminant pour maintenir l'intérêt des participants. En effet, dans le flot constant d'emails et de notifications, il est facile pour un invité de perdre de vue votre événement. Un appel téléphonique est plus personnel et engageant, et donne l'occasion de répondre à d'éventuelles questions.
Imaginons que vous décidiez d'externaliser cette tâche à un centre d'appels. Deux semaines avant l'événement, des agents qualifiés pourraient commencer à relancer les invités. Ils leur rappelleraient les détails de l'événement, répondraient à leurs questions et dissiperaient leurs éventuelles inquiétudes. Un deuxième appel pourrait être passé quelques jours avant l'événement, pour confirmer leur participation et donner un dernier coup de pouce à leur engagement.
3. Accepter d'être flexibles🧘🏼♀
La flexibilité peut grandement contribuer à réduire les désistements. Dans un monde professionnel de plus en plus rapide, les contraintes de temps et les conflits d'agenda sont monnaie courante. En proposant des options pour participer à distance, ou en offrant la possibilité de consulter des enregistrements des sessions après l'événement, vous donnez à vos invités la possibilité de s'engager selon leurs propres termes. Cela peut les inciter à maintenir leur engagement, même s'ils ne peuvent pas être physiquement présents.
4. Fournissez des détails logistiques précis📌
Une communication claire et précise sur les détails logistiques est essentielle pour éviter les désistements. Rien n'est plus frustrant pour un invité que de ne pas savoir où se déroule l'événement, comment s'y rendre, où se garer (en voiture, deux roues et maintenant à vélo dans un parking sécurisé de préférence), et où séjourner.
En fournissant ces informations à l'avance, vous facilitez la vie de vos invités et augmentez la probabilité qu'ils assistent à l'événement. Un centre d'appels peut également être utilisé pour répondre aux questions logistiques et aider à résoudre les problèmes avant qu'ils ne conduisent à un désistement.
5. Impliquez vos invités 💬
L'implication des participants est une autre stratégie efficace pour prévenir les désistements. Lorsque les invités sont impliqués dans l'événement, ils sont plus susceptibles de s'y sentir connectés et engagés. Par exemple, vous pourriez leur permettre de choisir parmi plusieurs options d'ateliers ou de sessions. Vous pouvez également les inviter à soumettre à l'avance des questions qu'ils aimeraient poser aux intervenants.
Un autre moyen d'impliquer les participants est de les encourager à interagir sur les réseaux sociaux. Vous pourriez par exemple créer un hashtag dédié à l'événement et encourager les invités à l'utiliser. Vous pouvez également prévoir des moments interactifs pendant l'événement, comme des sondages en direct ou des sessions de questions-réponses.
6. Proposez des incitations attrayantes 🐰🥕
Ces incitations peuvent prendre de nombreuses formes, allant des cadeaux promotionnels aux opportunités de réseautage exclusives.
Par exemple, vous pourriez offrir à chaque participant une copie gratuite d'un livre écrit par l'un des intervenants, ou organiser une session de réseautage VIP avec les intervenants après l'événement.
Les incitations peuvent également être liées à la participation elle-même. Par exemple, vous pourriez offrir un rabais sur l'inscription à l'événement suivant pour les participants qui assistent à toutes les sessions, ou proposer un tirage au sort pour un prix attractif parmi les participants qui ont complété une évaluation de l'événement.
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