Réussir l'organisation de votre évènement B to B (déjeuner, repas, soirée, journée entière, week-end ou semaine de séminaire !) nécessite un travail méticuleux et une approche raffinée, en particulier lorsqu’il s’agit d’attirer des dirigeants et des décideurs de haut niveau.
Collaborer avec un centre d'appels haut de gamme pour la relance de vos invitations, peut permettre non seulement la réussite de votre événement (fréquentation maximale) mais aussi de vous décharger de ce travail d'organisation et de relance de vos invités / convives.
🎧 Quels sont les critères de choix d'un centre d'appels ?
📃 Quelles sont les méthodes adoptées par les centres d'appels premium ?
🔐 Quelles sont les meilleures pratiques de communication efficace et de gestion sécurisée des données ?
La relance d'invitation avec qualité et professionnalisme
L'art de faire une 1ère bonne impression 👔
Lorsque vous organisez un événement BtoB, chaque interaction avec les invités doit être gérée avec le plus grand professionnalisme🥂. Choisir un centre d'appels avec une expérience avérée et un personnel qualifié garantit que votre marque soit représentée de manière adéquate et alignée avec ce que vous voulez véhiculer comme image.
Par exemple, dans un monde où les dirigeants reçoivent constamment des sollicitations, une conversation téléphonique bien menée par une personne compétente peut faire toute la différence entre un dirigeant qui accepte ou décline l'invitation à votre événement.
Optimiser les canaux de relances d'invitations BtoB
Contacter au bon moment, par les bons moyens 🔀
La communication n'est plus limitée aux appels téléphoniques. Les e-mails, les réseaux sociaux, et les applications de messagerie sont autant de canaux par lesquels les invités potentiels peuvent être atteints. Un centre d'appels haut de gamme équipé d'outils de gestion des flux multicanal peut assurer que la communication soit cohérente, professionnelle, et efficace sur tous les canaux.
Par exemple, un participant potentiel peut avoir une question sur l'agenda de l'événement. Un centre d'appels efficace avec un système de CRM intégré serait capable de répondre rapidement à cette question, que ce soit par téléphone, e-mail ou via un réseau social, tout en conservant un historique des interactions.
Sécurité des données et respect de la confidentialité
Votre fichier client doit être entre de bonnes mains 🤝
Votre entreprise doit garantir à vos clients la sécurité de leurs données, et les participants à l'évènement doivent être rassurés sur le fait que leurs informations sont traitées avec le plus grand soin (numéro de téléphone privé, confidentialité, discrétion au sujet de leur participation, discours à tenir...). Le choix d'un centre d'appels qui respecte les réglementations de protection des données (RGPD) et qui a des mesures de sécurité rigoureuses en place est critique. Assurez vous des procédures misent en place avant de donner carte blanche !
Mesure et amélioration de l'engagement
Analyser et vous conseiller ✏️
Un aspect souvent négligé de la gestion d'événements est l'évaluation de l'engagement et l’obtention de retours. Un centre d'appels de premier plan peut aider à mesurer l'efficacité de la communication et à recueillir des retours précieux, ce qui peut être inestimable pour améliorer les futurs événements.
Lorsque vous êtes certains d'avoir fait le bon choix, alors vous aurez la possibilité de démarrer vos campagnes de relances d'invitations par téléphonique en toute confiance !