Une expérience remarquable avant même que votre évènement ai lieu vous assurera une fréquentation maximum et rentabilisera vos efforts !
1. Utilisation d'une plateforme d'inscription en ligne
Des plateformes (Apps) offrent une expérience utilisateur très simple et agréable. Ainsi, vous levez une barrière importante à l'inscription : la complexité.
Les invités profitent de fonctionnalités pratiques telles que le suivi des inscriptions, les rappels automatiques, et le paiement en ligne si besoin. Cela facilite le processus aussi bien pour les organisateurs que pour les participants.
Les plateformes d'inscription en ligne comme Eventbrite ou Meetup ont révolutionné la manière dont nous organisons les événements. Par exemple, vous pouvez personnaliser votre page d'événement avec votre branding, ajouter un formulaire d'inscription qui collecte les informations dont vous avez besoin de vos participants, et même configurer des paiements sécurisés. Ces plateformes fournissent également des outils pour suivre les inscriptions en temps réel et envoyer des rappels automatiques, ce qui vous aide à rester organisé et à minimiser le nombre de no-shows.
2. Fournir des informations claires et facilement accessibles
Il est important de fournir des informations détaillées sur l'événement, y compris la date, l'heure, le lieu, l'ordre du jour, et toute autre information pertinente. Ces informations doivent être présentées de manière claire et concise, et être facilement accessibles sur votre site web, votre plateforme d'inscription, et tous vos supports de communication.
Exemple : votre entreprise organise une conférence annuelle. Sur votre site web dédié à l'événement, vous pouvez créer une section FAQ détaillée qui répond aux questions communes : Où se déroule l'événement ? Quel est le programme ? Existe-t-il des options d'hébergement ? En outre, vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation une fois l'inscription réalisée, qui récapitule toutes ces informations et donne aux participants les instructions nécessaires.
3. Communication personnalisée par téléphone
Avec l'automatisation croissante, un appel téléphonique peut sembler démodé, mais il peut faire toute la différence. En marketing et commercial, et dans les relations personnelles aussi, plus l'approche est personnelle, plus elle est efficace.
La communication par téléphone offre l'occasion de parler directement aux participants potentiels, de répondre à leurs questions, et de les convaincre de l'intérêt de votre événement. En outre, cela peut également être l'occasion de relancer les invitations à ceux qui n'ont pas encore répondu.
Par exemple, vous pourriez avoir une équipe dédiée qui appelle les participants potentiels pour discuter de l'événement et répondre à leurs questions. Un appel peut montrer que vous êtes prêt à faire un effort différenciant pour vos invités.
Parce qu'elle prend plus de temps que les autres techniques, et que vos équipes pensent qu'elles ont mieux à faire, il est souvent plus rentable et efficace de faire appel à un centre d'appels spécialisé dans la relance d'invitations.
4. Suivi régulier et relance
Il est essentiel de suivre régulièrement les inscriptions et de relancer les participants potentiels qui n'ont pas encore confirmé leur présence. Vous pouvez utiliser des e-mails de rappel, des appels téléphoniques, ou des messages sur les réseaux sociaux pour faire cela. Assurez-vous simplement de le faire d'une manière respectueuse et non intrusive.
Par exemple il peut être judicieux d'envoyer des e-mails de rappel régulièrement (notamment une semaine avant la date limite d'inscription et une semaine avant l'évènement).
N'oubliez pas d'y inclure les informations pratiques de l'événement et peut-être des témoignages de participants précédents ou même une offre spéciale pour inciter à l'inscription. Si vous utilisez une plateforme d'inscription en ligne, vous pouvez souvent automatiser ces rappels, un gain de temps précieux pour votre équipe marketing.
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