Processus délicat, organiser un salon, une soirée ou kick off, nécessite une gestion précise et une communication efficace pour garantir une participation optimale.
Une attention particulière doit être accordée à l'expérience des invités avant même le début de l'événement. La relance par téléphone permet notamment de bien maîtriser cette expérience, et motiver les invités avec une relation très humaine.
Gestion des Inscriptions et Réservations
Première étape cruciale pour assurer une participation maximale à votre événement, les inscription et réservations doivent bénéficier d'un process fluide et facile.
Utilisez par exemple un système en ligne intuitif qui permet aux invités de s'inscrire facilement. Plusieurs sites le permettent comme EventBrite ou Weezevent... Assurez-vous que le système est flexible et qu'il peut gérer les changements de dernière minute.
Pour une touche personnelle, pensez à envoyer un email de confirmation personnalisé à chaque participant après leur inscription. Cet email pourrait inclure des détails tels que l'agenda de l'événement, des informations sur le lieu, et d'autres informations pertinentes.
Communication Stratégique
Il est essentiel de communiquer régulièrement avec vos invités, non seulement pour leur rappeler l'événement, mais aussi pour maintenir leur intérêt et leur enthousiasme.
Une bonne stratégie est de créer une feuille de route de communication, qui définit quand et comment vous communiquerez avec vos invités. Par exemple, vous pourriez envoyer un email d'annonce initial, suivi de mises à jour régulières sur les intervenants, les sujets de discussion, et d'autres attractions de l'événement.
Les Canaux de Communication Efficaces
Les emails sont un outil efficace et largement utilisé, mais n'oubliez pas les réseaux sociaux, qui peuvent être particulièrement utiles pour atteindre un public plus large et pour créer du buzz autour de votre événement.
La relance par téléphone, bien que souvent négligée, est également un outil puissant pour augmenter la participation. Un appel téléphonique peut ajouter une touche personnelle et montrer à vos invités que vous vous souciez vraiment de leur présence.
Fréquence et Pertinence
La clé d'une communication efficace est de trouver le bon équilibre entre la fréquence et la pertinence. Trop de communications peuvent submerger vos invités, tandis que trop peu peuvent les laisser dans l'ignorance.
Essayez de planifier vos communications de manière à ce qu'elles soient à la fois régulières et significatives. Par exemple, au lieu d'envoyer des emails tous les jours, vous pourriez envoyer des mises à jour hebdomadaires contenant des informations pertinentes et intéressantes.
De plus, n'oubliez pas de personnaliser vos communications autant que possible. Les invités apprécieront les messages qui leur sont spécifiquement adressés. C'est aussi pour cela que les appels téléphoniques, qui permettent une réelle interaction avec vos prospects et invités, sont souvent très efficaces et appréciés.