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8 Stratégies gagnantes pour optimiser la fréquentation d'un événement professionnel avec BEPHONE

Un événement bien organisé peut améliorer la visibilité de votre marque, attirer de nouveaux clients et même établir votre entreprise comme une autorité dans son domaine.


Toutefois, faire venir un public à un événement peut représenter un réel défi. Nous avons notamment développé ce sujet avec les différentes manières de relancer des invités, afin d'augmenter la fréquentation de votre évènement pro.


Voici maintenant huit stratégies clés pour augmenter l'assistance à un événement professionnel, avec une attention particulière à la "relance d'invitations par téléphone", une technique efficace proposée par le centre d'appels BEPHONE.


1. Définir précisément votre public cible

Savoir exactement à qui vous vous adressez. Avec une vision claire de votre public cible, vous pouvez personnaliser votre message et vos stratégies pour répondre à leurs besoins et préférences.


Commencez par déterminer votre ou vos personas. Ce qui est vrai en marketing web l'est aussi pour les évènements. Les caractéristiques démographiques de votre public cible, telles que l'âge, le sexe, la profession, le niveau d'éducation et la localisation géographique. Par exemple, si vous organisez une conférence sur le développement durable dans le secteur de la construction, votre public cible pourrait être composé de professionnels de l'architecture, de l'ingénierie et de l'urbanisme, principalement situés dans votre région.


Ensuite, tentez de comprendre leurs motivations et leurs défis. Quels sont les problèmes auxquels ils sont confrontés dans leur travail ? Quels sont leurs objectifs professionnels ? Qu'est-ce qui pourrait les intéresser dans votre événement ? Dans l'exemple précédent, ces professionnels pourraient être intéressés par des solutions innovantes pour réduire l'empreinte carbone des bâtiments, ou des moyens d'incorporer des principes de développement durable dans leurs conceptions.


Enfin, examinez leurs habitudes de consommation de contenu et de communication. Préfèrent-ils le contenu en ligne ou imprimé ? Utilisent-ils les médias sociaux ? Si oui, quels canaux préfèrent-ils ? Cette information vous aidera à choisir les meilleurs moyens pour communiquer avec eux et promouvoir votre événement.


Une fois vos personas définis et arrêtés, vous pouvez personnaliser chaque aspect de votre événement - du thème, au contenu, en passant par les orateurs et la promotion - pour répondre à leurs besoins et intérêts.


2. Développer un contenu engageant



Un contenu engageant et pertinent garantit que votre public reste intéressé et impliqué. Il ne s'agit pas seulement de ce qui est dit lors des discours ou des présentations, mais aussi de ce qui est partagé avant et après l'événement.


Par exemple, si vous organisez un événement pour des professionnels du marketing, vous pouvez proposer des sujets sur les dernières tendances du marketing numérique, des études de cas réussies ou des ateliers sur l'utilisation efficace des médias sociaux...


Prévoyez des sessions interactives comme des ateliers, des tables rondes ou des séances de questions-réponses. Le contenu engageant ne se limite pas à la parole - pensez à des démonstrations en direct, à des jeux interactifs ou à des séances de réseautage. Des sondages en live aussi (certaines applications spécialisées sont très sympa à utiliser).


Partagez vidéos, diapos, photos ou articles de blog. Cela permet non seulement de prolonger l'impact de votre événement, mais aussi de fournir une valeur ajoutée à ceux qui ont assisté.


3. L'importance des médias sociaux



Avec leur portée massive et leur capacité à cibler des audiences spécifiques, ils peuvent jouer un rôle déterminant dans l'attraction d'un public plus large à votre événement.


Créez une stratégie de médias sociaux dédiée pour votre événement, qui pourrait inclure la création d'un hashtag unique, la publication régulière de mises à jour et la promotion de votre événement à travers des publicités ciblées. Par exemple, si vous organisez une conférence sur l'innovation en matière de santé, vous pourriez utiliser le hashtag #HealthInno2023 pour toutes vos publications relatives à l'événement.


N'oubliez pas d'engager votre public sur les médias sociaux avant, pendant et après l'événement.


4. Partenariats stratégiques et sponsorisations



Ils peuvent non seulement vous aider à partager les coûts de l'événement, mais aussi à élargir votre portée et à améliorer la crédibilité de votre événement.


Recherchez des partenaires qui ont une vision et des objectifs similaires aux vôtres. Ces partenaires peuvent être des entreprises, des institutions éducatives, des associations professionnelles ou des médias spécialisés. Par exemple, si vous organisez un événement sur l'innovation technologique, un partenariat avec une entreprise de technologie locale ou un institut de recherche technologique serait bénéfique.


Il peut s'agir de partager les coûts, de contribuer au contenu (par exemple, en fournissant des conférenciers), de promouvoir l'événement auprès de leur réseau, ou d'offrir des services en nature, tels que des lieux de réunion ou des équipements technologiques.


Les sponsors peuvent fournir un soutien financier en échange d'une visibilité. Ils peuvent bénéficier de visiblité sur vos différents supports de communication, lors des discours ou interventions orales, ou même avoir une session dédiée dans le programme de l'événement.


Il est important de choisir des partenaires et des sponsors qui ajoutent de la valeur à votre événement et qui sont en alignement avec votre marque et vos valeurs. Un bon partenariat ou une bonne sponsorisation devrait être bénéfique pour les deux parties, en ajoutant de la valeur à l'événement tout en offrant au partenaire ou au sponsor une exposition et un accès à votre public.


5. Offres spéciales et promotions



Ces tactiques de marketing incitatives sont conçues pour susciter l'intérêt, encourager l'inscription anticipée et peuvent même stimuler le bouche-à-oreille autour de votre événement.


Inscriptions anticipées [aussi appelée Early Bird] : En fixant une date limite pour bénéficier d'un tarif réduit, vous créez un sentiment d'urgence qui peut inciter les gens à s'inscrire plus tôt que prévu. De plus, cela vous donne une estimation du nombre de participants bien avant l'événement, ce qui facilite la planification et la logistique.


Tarifs de groupe : En offrant une réduction pour les inscriptions en groupe, vous incitez les entreprises et les organisations à envoyer plusieurs participants à votre événement ! Cela peut créer une émulsion positive lors de l'événement puisque beaucoup de monde se connaîtront.


Cadeaux et bonus : Offrir un bonus, comme un livre ou un accès à une formation en ligne en rapport avec le thème de l'événement, peut ajouter une valeur supplémentaire à l'inscription. Vous pouvez également envisager d'offrir un cadeau exclusif aux premiers inscrits, ce qui peut stimuler les inscriptions rapides.


6. Utiliser une solution de relance téléphonique professionnelle


Il ne faut pas négliger l'impact direct et personnel d'un appel téléphonique. C'est là qu'intervient BEPHONE, centre d'appels professionnel et sur mesure. Nous gérons efficacement la relance de vos invitations par téléphone et emails.


BEPHONE utilise une approche personnalisée pour contacter chaque invité potentiel. Nous prenons le temps de comprendre votre événement et vos objectifs, afin d'adapter le message et de créer une connexion plus forte avec l'interlocuteur. Nous savons exprimer clairement la valeur de votre événement et inciter les invités potentiels à s'inscrire.


Gérer un volume important d'appels en interne n'est jamais facile. Les commerciaux rechignent souvent, le marketing ne sait pas faire... bref, cette tâche est souvent le "vilain petit canard" des choses à faire pour un salon ou un évènement. Et pourtant, cela vous permet d'augmenter de manière significative et qualitative le nombre de participants à votre événement. De plus, nous fournissons un suivi détaillé de chaque appel, vous donnant des informations précieuses sur vos invités ! Des leads avant l'heure !


7. Suivi post-événement


En incitant vos participants actuels à inviter leurs collègues et connaissances, vous pouvez augmenter considérablement la portée de votre événement.


Vous pourriez envisager d'offrir une réduction ou un autre avantage aux participants qui parrainent d'autres personnes. Par exemple, vous pourriez offrir une réduction de 10% sur le prix du billet pour chaque personne parrainée qui s'inscrit à l'événement. Ou vous pourriez offrir un bonus spécial, comme une séance de networking VIP ou un accès à une session exclusive, aux personnes qui parrainent un certain nombre de participants.


Le parrainage peut également être promu par le biais des médias sociaux, des newsletters par email et des appels de relance. N'oubliez pas de rendre le processus de parrainage aussi simple que possible pour encourager davantage de personnes à participer.


8. L'importance d'une planification minutieuse


Entre la définition d'objectifs clairs, la préparation d'un budget réaliste, et la mise en place d'une stratégie de communication efficace, il vous faudra du temps pour préparer puis organiser l'évènement.



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