La relance d'invitations par téléphone ☎️ permet de s'assurer un taux de participation optimal.
La relance nécessite motivation, persévérance, curiosité et savoir-faire.
Dans cet article, nous vous dévoilons six techniques éprouvées qui vous aideront à relancer efficacement les invitations à votre événement professionnel, aussi bien que nous 🤩
1. La Préparation 📝
Avant de passer les appels, vous devez avoir une compréhension approfondie de l'événement, être familiarisé avec les détails, y compris son objectif, son programme, les principaux intervenants, et les bénéfices attendus pour les participants.
Pour être crédibles et gagner la confiance de vos invités, vous devez pouvoir expliquer les principaux sujets qui seront abordés, présenter brièvement les conférenciers vedettes🌟, et mettre en avant les opportunités de networking ou de formation offertes.
2. Personnalisation de l'Appel ☎️
Cela signifie adapter son appel donc non seulement connaître le nom du contact, mais aussi comprendre son rôle, son entreprise, et en quoi cet événement lui sera bénéfique.
Par exemple, si vous appelez le directeur d'une usine de vêtements, l'agent de relance pourrait mettre en avant comment le séminaire pourrait aider à identifier et à mettre en œuvre de nouvelles pratiques durables dans son usine. Une telle personnalisation montre à vos invités que vous comprenez leurs besoins et que vous vous souciez de leur participation.
3. Timing de la Relance ⏰
En général, il est recommandé de commencer les appels de relance plusieurs semaines avant l'événement. Cela laisse suffisamment de temps pour les invités pour s'organiser. Il faut aussi éviter qu'ils oublient l'événement... pas simple ! De plus, le moment de la journée où vous appelez peut également avoir un impact. Les heures de pointe, comme le début de la journée de travail ou l'heure du déjeuner, sont généralement à éviter, car les gens sont plus susceptibles d'être occupés et moins disposés à discuter.
4. Écoute Active et Empathie 💚
L'écoute active et l'empathie sont des compétences essentielles pour relancer par téléphone. Vous devez être capable de comprendre les préoccupations ou les objections de la personne invités et de répondre de manière constructive. Par exemple, si une personne mentionne qu'elle n'est pas certaine de pouvoir se libérer pour l'événement, il faudrait lui rappeler qu'elle a la possibilité de participer à certaines sessions en ligne, si cette option est disponible. Cela montre à vos invités que vous les entendez et que vous êtes flexible pour répondre à leurs besoins.
5. Le Suivi 🔁
Le suivi est une étape souvent négligée, mais cruciale, du processus de relance. Après chaque appel, un suivi rapide par email peut aider à confirmer les détails de l'appel et à fournir des informations supplémentaires. Cela pourrait inclure un lien vers l'agenda de l'événement, des informations sur les conférenciers, ou des détails sur comment s'inscrire ou se connecter en ligne. De plus, l'email de suivi donne à l'invité une référence écrite pour rappeler l'importance de l'événement et les détails pertinents.
Par exemple, après avoir appelé un potentiel participant, un email de suivi pourrait inclure une note personnalisée mentionnant des points spécifiques discutés lors de l'appel, ainsi que des liens vers des biographies de conférenciers ou des documents d'information pertinents. Un suivi rapide et professionnel renforce l'importance de l'événement et la valeur de la participation. Après l'évènement, vous pouvez aussi contacter vos invités pour maintenir la relation.
6. Utilisation de la Technologie 💻
Des outils comme le CRM (Customer Relationship Management) peuvent aider à suivre les interactions avec chaque invité, à enregistrer des notes sur leurs préférences ou leurs préoccupations, et à personnaliser les appels en conséquence.
Par exemple, si un invité a mentionné lors d'un appel précédent qu'il est particulièrement intéressé par un certain aspect de l'événement, cette information peut être notée dans le CRM et utilisée pour personnaliser les appels de relance.
De plus, des logiciels d'automatisation d'appels peuvent être utilisés pour programmer des appels à des moments optimaux, en tenant compte des fuseaux horaires ou des préférences de l'invité.
Pensez aussi à ajouter vos invités sur vos réseaux sociaux (LinkedIN). Un bon moyen de garder le contact.
En utilisant ces outils, vos appels seront non seulement plus efficaces, mais aussi amélioreront l'expérience de vos invités. Ce qui in fine augmentera le taux de participation à votre événement.